毎週の生産性を上げるための4ステップ

今週のヒント:積極的に断ろう! #013

Author

ホヴィンチ
August 03, 2024

毎日のタスクに追われ、本来やるべきことに集中できない…

そんな経験は誰にでもあるはず！

残念ながらおおくの人は、「時間を効果的に管理するプロセス」を持っていないため、つねに忙しく働いています。

そして、以下のような問題に直面しています。

  • 些細なメールやDMに気を取られ、集中力が途切れ、膨大な時間をムダにする

  • 重要ではないタスクに時間を費やし、成果につながらない

  • 仕事とプライベートのバランスが崩れ、心身ともに疲弊する

今回は、そんなモヤモヤを解消し、毎週の生産性を飛躍的に向上させるための4つのプロセスをご紹介。

生産性とはいわば、「良い行動を自分に強制するシステム」のこと。

このプロセスを習慣化すれば、燃え尽き症候群になるリスクを大幅に減らし、ビジネスを俯瞰して、ビジネスの本質に集中できるようになります。

目次

1. 何を「断る」か？

「断る」ことは、生産性を向上させるためのもっとも重要なスキルの一つです。

毎週、カレンダーを確認し、以下のように自問してみましょう。

「これをすると、最優先事項を達成することに近づけるだろうか？」

もし答えが「No」ならば、思いきって削除しましょう。

たとえば、以下のものを積極的に断りましょう。

  • 参加したくない会議

  • 出演する必要のないポッドキャスト

  • 友人からの頼みごと

  • 最優先事項と一致しないその他の予定

そして、今後同じような予定が入らないように、「断る方法」を学びましょう。

断るのが苦手な場合は、以下のテンプレートを活用してみてください。 

【相手の名前】様

お世話になっております。

【相手からの要求】のご依頼、誠にありがとうございます。

大変光栄に存じます。

普段であれば、このような貴重な機会をいただけるのであれば、ぜひともお受けさせていただきたいと考えております。

しかしながら、誠に恐縮ながら今回はお断りさせていただきたく存じます。

現在、私の方では、【優先事項1】、【優先事項2】、【優先事項3】に集中せねばならず、スケジュールが非常にタイトな状況となっております。

つきましては、せっかくのご依頼にもかかわらず、ご期待に添えず誠に申し訳ございません。

現在、大変多くのご依頼を頂戴しており、限られた時間の中でより多くのプロジェクトを成功に導くために、案件を絞らせていただいている状況でございます。

ご理解いただけますと幸いです。

もし90日ほど先であれば、状況が改善している可能性がございますので、その頃であれば改めてご検討させていただくことは可能でございます。

その際は、またご連絡いただけますと幸いです。

【相手からの要求】のプロジェクトが、無事成功することを心よりお祈り申し上げます。

【あなたの名前】

2. 何をシンプルにできるか？

重要でないタスクを排除したら、次は必要なタスクをシンプルにしましょう。

「シンプル化」とは、以下のことを指します。

  • よりシンプルなプロセスへ変更する

  • 作業する範囲を縮小する

  • MVP（Minimum Viable Product：実用最小限の製品）にフォーカスする

ぼくの例では、毎日のnote記事の投稿や、ニュースレターの作成、𝕏へのコンテンツ作成といったプロセスをシンプルにしました。

これらのプロセスを、Notionのデータベースを使って管理しています。

3. 何を自動化できるか？

次に、自動化できるタスクを探しましょう。

近年、AI技術の発展により、さまざまなタスクを自動化することが可能になりました。

自動化ツールを活用することで、単調な作業から解放され、より創造的な仕事に集中できるようになります。

ぼくの場合、生成AIを使ってnote記事を書くときに、「草稿」と、「校正」作業を自動化しています。

より具体的には、note記事（本のレビュー）を書くときは、以下のプロセスに沿っています。

  • 読書

  • 興味深かったところを3箇所選ぶ

  • その3つについて、学んだことや考えたことを自分の言葉で箇条書き

  • 生成AIを使い、その箇条書きをもとにnote記事の「草稿」を書いてもらう

  • 内容が不足している箇所は付け足し、不要な箇所は削る

  • 生成AIを使い誤字脱字や、丁寧表現になっているか「校正」をしてもらう

  • 漢字をひらがなにできるところは、ひらがなにする

  • 語尾や接続詞をととのえる

サムネイル作成に時間がかかっている人は、noteのサムネイルを生成AIの画像でつくる、というのも一つの手かもしれません。

4. 何を外注できるか？

外注とは、自分にとって価値の低い仕事を手放すことを意味します。

具体的には、以下のようなタスクを外注できます。

  • 事務作業：経理、データ入力、資料作成など

  • デザイン：ロゴ、Webサイト、バナー広告など

  • マーケティング：SNS運用、広告出稿、SEO対策など

  • IT：Webサイト制作、システム開発、ネットワーク管理など

ぼく自身、まだなにも外注できていないので、あまり語ることができませんが、これからビジネスが拡大して外注をしたら、その経験を共有したいと思います。

まとめ

今回ご紹介した4つのプロセスを実践することで、毎週の生産性を飛躍的に向上させることができます。

「断る」、「シンプル化」、「自動化」、「外注」という4つのキーワードを意識し、自分にとって最適な方法を見つけてみてください。

なかでも「断る」ことは、生産性を向上させるためのもっともも重要なスキルです。

断るのが苦手な場合は、テンプレートを活用するなど、自分に合った方法を見つけてみてください。

「No」と言う勇気を持つことで、より自由で充実した時間を手に入れることができます。

今日はここまでです。

それでは、また次の土曜日に！

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