システマティックに上位20%のタスクを見つけ出す方法

ビジネスの現場では、誰もが時間との戦いを繰り広げています。

会社員であれ、起業家であれ、日々増え続けるタスクに飲み込まれそうになった経験をお持ちではないでしょうか。

SNSでの発信、顧客とのコミュニケーション、ブログ記事の執筆、ニュースレターの運営、商品開発、コーチング—。

やるべきことは山積みなのに、24時間では足りないと感じている方も多いはず。

そんなとき、ぼくがいつも立ち返るのが「パレートの法則」です。

これは、全体の成果の80%は、全体の行動の20%から生まれるという法則。

時間管理において、この考え方は驚くほど効果的です。

しかし、その「上位20%のタスク」を見つけ出すのは簡単ではありません。

そこで今週は、限られた時間とエネルギーを最大限活用するための、具体的なプロセスをご紹介したいと思います。

ステップ1：すべてのタスクの洗い出し

まずは、現在抱えているすべてのタスクを書き出すことから始めます。

この段階では、タスクの重要度は考えず、思いつくものをすべて列挙します。

以下のようなカテゴリーで考えてみましょう。

• コンテンツ制作関連（ブログ記事、SNS投稿、ニュースレター、動画制作など）

• マーケティング活動（広告運用、SEO対策、アフィリエイト管理など）

• カスタマーサポート（問い合わせ対応、カスタマーサクセス、アフターフォローなど）

• 商品開発（市場調査、製品設計、テスト実施、改善など）

• 経営管理（財務管理、人事、法務対応など）

• その他の定期タスク（ミーティング、レポート作成、データ分析など）

Google SpreadsheetやExcelなどの表計算ソフトを使用してまとめると、後続のステップでの作業が効率的に進められます。

ステップ2：優先順位スコアの設定

つぎに、各タスクの優先順位を決定します。

ここで重要なのは、「最終的なゴール」を明確にすることです。

それは「フォロワーを増やすこと」でしょうか。

それとも、「商品の販売数を増やすこと」でしょうか。

具体的な目標を1つだけ選びましょう。

そして、その目標達成に対する各タスクの貢献度を、1から10の数字でスコア化します。

• 10点：目標達成に直接的かつ大きく貢献するタスク

• 7-9点：目標達成に重要な影響を与えるタスク

• 4-6点：ある程度の影響はあるが、必ずしも必須ではないタスク

• 1-3点：目標達成への貢献度が低いタスク

ステップ3：所要時間の見積もり

つづいて、各タスクの所要時間を見積もります。

ここでは30分を1単位として計算することをオススメします。

その理由は以下の通りです：

1. 多くのタスクが30分単位で区切れる

2. 時間の見積もりが立てやすい

したがって、

• 30分のタスク = 1

• 1時間のタスク = 2

• 2時間のタスク = 4

という具合に記入します。

ステップ4：効率性スコアの算出

ここからが、このプロセスの核心部分です。

各タスクの優先順位スコアを所要時間で割り、単位時間あたりの価値である「効率性スコア」を算出します。

もっとも優先すべきゴールが「SNSのフォロワー数増加」であるケースを考えてみましょう。

以下の2つのタスクを比較してみます。

【SNS投稿の作成】

• 優先度スコア：10点

• 所要時間：2（1時間）

• 効率性スコア：5（10÷2）

【メールの返信】

• 優先度スコア：3点

• 所要時間：3（1.5時間）

• 効率性スコア：1（3÷3）

この計算により、SNS投稿の作成は、メール返信の「5倍の効率性」があることが分かります。

ステップ5：タスクの優先順位付けと実行計画

最後に、効率性スコアにもとづいてタスクを並べ替え、上位20%を特定します。（表計算シートの「並べ替え」機能を使えば、一瞬で並べ替えができます）

たとえば50個のタスクがあれば、効率性スコアの高い順から10個を選び出します。

この上位20%のタスクこそが、あなたのビジネスを大きく前進させる「重要タスク」です。

おわりに

のこりの80%のタスクについては、思い切って辞める、簡略化、自動化、または外部への委託を検討しましょう。

また、ビジネス環境は常に変化しているため、この分析は定期的に行う必要があります。

オススメの見直しタイミングは：

• 四半期ごと（3ヶ月に1回）

• 新規プロジェクト開始時

• 業績に大きな変動があったとき

このメソッドの本質は、「限られたリソースを最大限効果的に活用する」ということ。

効率性スコアという客観的な指標を持つことで、より戦略的な時間配分が可能になります。

今日のアクションとして、まずは表計算シートに、現在抱えているすべてのタスクを書き出してみましょう。

それが、あなたのビジネスを加速させる第一歩となるはずです。

このニュースレターが、みなさんの時間管理の改善とビジネスの成長の一助となれば幸いです。

今日はここまでです。

それでは、また次の土曜日に！